2do Introducción a los principios de la administración

 Una de las tareas más importantes que tiene que realizar un emprendedor es la administración de su emprendimiento. Esta consisten planificar, organizar, integrar, dirigir y controlar los recursos que tiene para cumplir con un determinado objetivo.

Recursos humanos: Son las personas que pueden colaborar en el emprendimiento, en cualquiera de las funciones necesarias para que tenga éxito y se alcancen los objetivos planteados. El emprendedor debe cuidar sigilosamente su recurso humano, ya que se trata del principal recurso que tiene el emprendimiento; en consecuencia, la labor social que debe cumplir el emprendedor consiste en velar por el bienestar físico y emocional de las personas que colaboran con el emprendimiento, es decir, pagar puntualmente sus remuneraciones, cumplir con las obligaciones legales y, en general, cuidar del desarrollo personal y bienestar familiar de sus colaboradores.La labor del emprendedor será determinar los recursos necesarios para que cada persona realice las funciones asignadas de la mejor

manera.

Recursos materiales: Se refieren a todos los bienes que debe tener una empresa para que las personas puedan ejecutar su labor. Se incluyen aquí a las computadoras, impresoras, teléfonos, equipos, maquinarias, vehículos, animales, etc.

Estos permiten que las labores se cumplan sin contratiempos y se logren los objetivos empresariales. Por ejemplo, para sembrar un producto en el campo, además de la persona que realiza la siembra y del respectivo terreno, se requerirá de semillas, herramientas de campo, agua, etc.

Recursos intangibles: Se refiere a todos los aspectos que no se pueden ver ni tocar. Por ejemplo: la experiencia, las habilidades, el conocimiento,etc. Estos son aspectos intrínsecos de cada ser humano y que pueden ser aprovechados en el emprendimiento. Así por ejemplo, si se desea iniciar un emprendimiento de pesca artesanal, lo ideal será trabajar con personas que conozcan los secretos de ese oficio.

Recursos financieros: Tienen que ver con el dinero que se requiere en un emprendimiento para que el mismo pueda funcionar. Este permite, por ejemplo, pagar los sueldos de los colaboradores, comprar materia prima, etc.

Elementos de la administración

Funciones de la administración

Estas funciones se cumplen en cualquier tipo de emprendimiento.

Para ello es necesario conocer sus diferentes tipos, de acuerdo con

el proceso operacional que realizan, estos son: 

Emprendimiento de servicios

Prevalecen las destrezas y habilidades de las personas para alcanzar un objetivo específico, como en los emprendimientos culturales, deportivos, ambientales, etc. Un ejemplo es cuando se desea organizar la banda de música de un colegio o se desea adoptar perros de la calle.

Emprendimientos sobre recursos naturales

En estos se aprovecha de manera responsable los recursos naturales; por ejemplo, la cosecha de productos agrícolas, la obtención de productos de los animales o la pesca responsable en diferentes

partes del Ecuador.

Emprendimientos industriales

Son aquellos que se dan cuando se compra algún insumo o materia prima, para mediante un proceso de transformación obtener un nuevo producto. Por ejemplo, con materiales derivados del pe
tróleo, obtener plásticos.

Emprendimientos comerciales

Cuando el emprendedor compra algún producto y sin que lo transforme, lo vende a otras personas. Un ejemplo es cuando las dueñas de puestos de mercados compran las frutas o legumbres en los mercados mayoristas y los venden en los mercados barriales. El emprendedor que desea que su emprendimiento tenga éxito, debe realizar las funciones indicadas de planeación, organización, integración, dirección y control.

La planeación

La planeación se refiere a la toma de decisiones sobre el emprendimiento, es decir, seleccionar la mejor alternativa sobre una base de opciones, que permitan que el emprendimiento tenga éxito. Lo importante es tomar una acción sobre lo planificado, es decir, tomar decisiones para generar actividad ya que mientras no exista una decisión de planificación que involucre recursos humanos, materiales intangibles y/o financieros, se podría quedar en un sueño que no se pudo realizar, un sueño truncado. La planeación establece el puente entre la situación actual y la situación a la que se desea llegar.

Estas preguntas se deben hacer para cualquier decisión que se desee adoptar, enfocada en la consecución de un objetivo o meta; por lo tanto, mientras no se resuelvan estas preguntas, la planeación puede estar incompleta. Es importante mencionar que la planeación no solo implica las respuestas a estas preguntas, sino también la forma de implementación de las decisiones adoptadas. Por lo tanto, el esquema de planeación debe incluir los siguientes pasos:

La organización

Este elemento de la administración se refiere al hecho de que las personas deben tener funciones claras que desempeñar en un emprendimiento. Estas funciones se determinan con base en el cumplimiento de un objetivo, lo que quiere decir que la función de organización implica establecer una estructura interna del emprendimiento que permita la realización de las funciones de los diferentes colaboradores del emprendimiento. 

Esta estructura debe asegurar que se cumplan todas las tareas necesarias para alcanzar los objetivos.

Los pasos para una adecuada organización son los siguientes:

La integración

Este elemento de la administración se refiere a todos los aspectos relacionados con el recurso humano. Esto quiere decir que, si en el componente de ‘organización’ se establecen las funciones de cada colaborador, en el componente de “integración” se establecen las variables necesarias para cubrir estas funciones y mantener los puestos de trabajo con estabilidad. También se fija el número de colaboradores y los requisitos que de ben cumplir las personas para realizar las actividades establecidas, así como el nivel de sueldos que se pagará por su labor. Una vez que se establezcan los requisitos, la siguiente labor del emprendedor es determinar los procesos de búsqueda, evaluación, selección y contratación de los candidatos. Luego de la contratación y el cumplimiento de la normativa laboral, la labor del emprendedor es capacitar permanentemente a sus colaboradores para que mejoren continuamente su desempeño y, a su vez, aumenten sus destrezas y habilidades con las cuales pueden estar preparados para seguir creciendo en el emprendimiento o fuera de él. Finalmente, la gran labor del emprendedor con respecto al recurso humano será mantener todos los aspectos laborales en las mejores condiciones posibles con el fin de que los colaboradores trabajen en un ambiente adecuado y alcancen los objetivos propuestos, que se miden a través de las evaluaciones de desempeño.

La dirección

Este elemento de la administración se refiere a guiar a las personas y generar cambios positivos en ellas para que puedan cumplir las metas del grupo y del emprendimiento. Por lo tanto, la labor de dirección de un emprendedor no se puede delegar.

Debe dirigir a su equipo de la manera más adecuada mediante un liderazgo permanente y debe saber equilibrar el rendimiento y el desempeño óptimos de los colaboradores con los objetivos

del emprendimiento.

El liderazgo se da en función del cumplimiento de algunos facto
res, entre los principales se puede destacar el proceso de influir sobre las personas para que estas se esfuercen más en el trabajo de

manera voluntaria y con compromiso. De esta manera, se asegura la tarea de cumplir las metas y objetivos del emprendimiento de guiar, conducir, dar ejemplo, colaborar y motivar a los colaboradores para que alcancen sus objetivos personales y grupales. Por ello, el líder debe conocer varias técnicas de motivación para que sus colaboradores puedan adquirir las destrezas y capacidades, y así cumplir con los objetivos deseados. Un ejemplo claro de un líder es el entrenador de un equipo de fútbol.

El control

El control se refiere a la medición, seguimiento y corrección de las actividades y funciones de las diferentes áreas operacionales, con el fin de comprobar que la planificación realizada se cumple de

acuerdo con lo establecido.

En este elemento se comparan los resultados reales obtenidos con los objetivos planteados, y se determina las funciones en las cuales se requieren medidas de corrección.

Si no existe planificación, no puede existir control; esto quiere decir que si un emprendedor no realiza una adecuada planificación de su emprendimiento, el sistema de control interno difícilmente podrá funcionar, ya que no existirían las metas u objetivos a alcanzar.

Por ello, una vez establecidos los objetivos de la planificación, el emprendedor debe diseñar un sistema de control interno que establezca los mecanismos de medición para verificar que estos

objetivos se vayan cumpliendo. Así, por ejemplo, como se analizó en Emprendimiento y Gestión I, se deben realizar las proyecciones de ingresos, costos y gastos, lo cual se convierte en la primera

herramienta de control. Si las ventas no se están cumpliendo de acuerdo con lo presupuestado, es el momento para tomar medidas correctivas adecuadas.

Medidas de Control

La relación entre los cinco elementos

de la administración

Los cinco elementos de la administración deben ser implementados por el emprendedor de una manera coordinada, de tal forma que prevalezcan los intereses del emprendimiento por sobre los intereses particulares. Esto quiere decir que el emprendedor tendrá que tomar decisiones adecuadas para que los diferentes miembros del emprendimiento dejen de lado sus intereses personales para

cumplir las metas del grupo.

Así, por ejemplo, si se desea generar un emprendimiento de reforestación en una zona geográfica, pueden existir varios criterios respecto a esta actividad; como: fecha de la reforestación, lugar,

variedad de árboles por sembrar, mecanismo de siembra, personal necesario, etc. Por lo tanto, el emprendedor debe utilizar los cinco elementos de la administración para llevar adelante esta

actividad.